Внедрение Битрикс24 в производственную компанию — молочный комбинат «Добрые Традиции»

Компания «Добрые Традиции» — успешный производитель молочной продукции, но стремительный рост выявил внутренние проблемы: ручное управление процессами, сложность коммуникации между отделами и недостаток прозрачности в бизнесе. Чтобы справиться с этими вызовами, компания решила внедрить CRM-систему, которая автоматизировала ключевые операции, повысила эффективность работы и вывела управление на новый уровень. В этом кейсе расскажем, как проходила цифровая трансформация и каких результатов удалось достичь.

• Краткое содержание

Проблема: Молочный комбинат «Добрые Традиции» сталкивался с неэффективной коммуникацией между отделами, ручным управлением бизнес-процессами и отсутствием прозрачности в операциях. Это приводило к ошибкам, задержкам в выполнении заказов и увеличению операционных рисков.

Решение: Для устранения этих сложностей было принято решение о внедрении CRM-системы Битрикс24 "коробки". Проект включал детальный аудит текущих процессов, разработку индивидуальной стратегии автоматизации, настройку системы под особенности компании и обучение персонала. Это позволило интегрировать все ключевые этапы работы в единое информационное пространство, обеспечив оперативный контроль и координацию между отделами.

Результаты: Благодаря полной автоматизации и оцифровке ключевых бизнес-процессов скорость выполнения задач выросла на 25%, а количество ошибок сократилось на 40%. Прозрачность процессов для руководства привела к уменьшению зависимости от постоянного присутствия собственника, а надёжный перенос системы на сервер и создание единой рабочей среды значительно повысили эффективность управления. В итоге компания улучшила взаимодействие между отделами и снизила издержки, что позволило сосредоточиться на развитии и масштабировании бизнеса.

О компании

Компания “Добрые Традиции” — один из ведущих представителей молочной промышленности в России, специализирующийся на производстве и реализации высококачественной продукции: творога, сметаны, йогуртов, масла, маргарина, сырных продуктов, спредов и ультрапастеризованного молока. Компания предлагает партнёрам удобные условия сотрудничества и конкурентные цены. Среди преимуществ — возможность упаковки под индивидуальные требования заказчика, быстрая доставка по России и Казахстану, высокое качество продукции и гибкая ценовая политика. Для обеспечения сохранности продукции молкомбинат работает с проверенными транспортными компаниями.

Сайт компании: https://eco-dt.ru

Несмотря на успехи в производстве, компания столкнулась с рядом внутренних проблем, требующих цифровой трансформации. Клиент обратился в агентство Market Pull с задачей по внедрению CRM для автоматизации производства и оптимизации бизнес-процессов. Ранее ключевые операции, такие как согласование документов, выполнение задач и передача информации между отделами, выполнялись вручную. Это замедляло рабочие процессы и увеличивало риски потери данных.

Основные задачи проекта по внедрению CRM для производства:

Оцифровка и систематизация бизнес-процессов
Компания столкнулась с трудностями в управлении типовыми процессами, такими как согласование документов, контроль поручений и задачи между подразделениями. Это приводило к потере информации и нарушению сроков выполнения работ.
Консолидация данных и упрощение коммуникации
Сотрудники использовали личные мессенджеры для рабочих задач, что создавало риски потери переписки и файлов, нарушая информационную целостность. Внедрение централизованной системы позволило устранить эти проблемы.
Прозрачность управления и контроля
Руководству компании не хватало инструментов для оперативного анализа текущего состояния бизнеса. Значительное время уходило на контроль сотрудников, отслеживание статусов задач и распределение рабочих процессов.
Автоматизация задач и мониторинг
Введение механизма постановки, распределения и отслеживания задач позволило исключить ошибки в коммуникации между отделами и значительно повысить продуктивность компании.

Цифровая трансформация – это не просто удобство, а необходимость для роста: автоматизация бизнес-процессов превращает хаос в систему, а рутину – в возможности

Как планировали решать

Для решения этих задач было принято стратегическое решение внедрить CRM-систему, которая позволила бы автоматизировать ключевые процессы, улучшить коммуникацию между отделами и повысить прозрачность управления. Проект начался с детального анализа текущего состояния компании, выявления слабых мест и формирования четкого алгоритма внедрения.

Первым шагом стала оцифровка и систематизация бизнес-процессов. Компания столкнулась с трудностями в управлении типовыми процессами, такими как согласование документов, контроль поручений и задачи между подразделениями. Это приводило к потере информации и нарушению сроков выполнения работ.

Следующим важным этапом стала консолидация данных и упрощение коммуникации. Ранее сотрудники использовали личные мессенджеры и разрозненные каналы связи, что приводило к потере важных обсуждений и файлов. Чтобы исключить хаос в переписке, была внедрена централизованная система взаимодействия, в которой фиксировались все рабочие обсуждения, приказы и документы. Это позволило не только повысить информационную безопасность, но и сделать поиск данных удобным и быстрым.

Еще одной ключевой задачей было повышение прозрачности управления и контроля. Руководству требовался инструмент для оперативного анализа текущего состояния бизнеса без необходимости погружаться в мелкие детали. В CRM были настроены панели мониторинга, где в реальном времени отображались статусы задач, загруженность сотрудников и ключевые метрики. Это значительно упростило процесс управления и позволило принимать решения быстрее.

Последним и самым важным этапом стало внедрение механизма автоматизации задач. Теперь система самостоятельно распределяла поручения, фиксировала сроки выполнения и отправляла уведомления о просроченных или завершенных задачах. Это позволило исключить ошибки, возникающие из-за человеческого фактора, и повысить общую продуктивность компании.

Таким образом, пошаговое внедрение CRM-системы дало компании «Добрые Традиции» не просто удобный инструмент управления, а полностью изменило подход к организации работы. Автоматизация процессов, четкая структура взаимодействия и прозрачность отчетности позволили вывести бизнес на новый уровень эффективности.

Документация по бизнес-процессам

Схемы в нотации ARIS

Нюансы проекта внедрения CRM для молочного комбината "Добрые Традиции"

Компания «Добрые Традиции» столкнулась с проблемами в управлении внутренними процессами, что потребовало немедленной цифровой трансформации. Непрозрачность бизнес-процессов для собственника затрудняла контроль над выполнением задач. Для эффективного управления производственным предприятием собственнику приходилось постоянно находиться на месте, координируя работу подразделений вручную.

Все процессы согласовывались на бумаге, что замедляло операции и повышало риски утраты документов. Бумажные документы передавались между отделами вручную для подписей, что не только тормозило работу, но и создавало риски задержек. Дополнительно использование Google Таблиц для управления задачами не обеспечивало нужного уровня прозрачности и усложняло доступ к актуальной информации. Это приводило к увеличению нагрузки на сотрудников и снижению общей эффективности.

Автоматизация производства и переход на CRM для молочной промышленности стали необходимым шагом для решения этих проблем.

Этапы решения задачи

1. Анализ текущей ситуации и формирование технического задания

На начальном этапе проводился подробный аудит текущих процессов компании. Все бизнес-процессы согласований были проанализированы, включая ручное согласование на бумажных носителях, а также использование Google Таблиц для управления задачами. Совместно с клиентом была составлена карта основных потребностей и проблем. На основе полученных данных сформировано техническое задание для внедрения CRM (Битрикс24).

2. Внедрение и настройка облачной версии Битрикс24

Для быстрого старта проекта была выбрана облачная версия Битрикс24, что позволило оперативно приступить к автоматизации производства. Настроены базовые функции системы: управление задачами, планирование встреч, распределение ролей сотрудников и контроль за выполнением поручений. Сотрудники прошли обучение работе с новой системой, что способствовало быстрой адаптации коллектива к инструментам CRM для производства.

3. Оцифровка бизнес-процессов и документирование

После того как сотрудники освоились в облачной версии, началась детальная оцифровка бизнес-процессов. Встроенный конструктор бизнес-процессов Битрикс24 использовался для создания блок-схем, которые визуализировали логику согласований и работы между отделами. Автоматизация рутинных задач позволила сократить количество ошибок и ускорить выполнение операций. Этот этап стал ключевым в переходе к более прозрачной и эффективной системе управления.

4. Тестирование и оптимизация

На этом этапе проводилось тестирование созданных процессов в реальных условиях работы компании. Выявленные узкие места устранялись, а логика процессов дорабатывалась с учётом специфики молочного комбината. Оптимизация включала в себя настройку контроля за соблюдением сроков выполнения задач и точностью исполнения. Это позволило устранить сбои и сделать работу системы максимально эффективной.

5. Перенос системы на сервер клиента

После успешного тестирования было принято решение о переходе на коробочную версию Битрикс24. Развертывание системы на собственном сервере клиента дало возможность повысить уровень безопасности и кастомизации. Установлена операционная система, настроены корпоративная почта и безопасность данных. Предварительное развертывание тестовой среды позволило минимизировать риски и убедиться в стабильности работы всех процессов.

6. Оцифровка бизнес-процессов в коробочной версии

После перехода на сервер началась адаптация ранее созданных процессов с учётом новых возможностей коробочной версии Битрикс24. Были доработаны блок-схемы, добавлены дополнительные функции для оптимизации работы между отделами. Управление производством стало более прозрачным, а взаимодействие между подразделениями значительно улучшилось. Все процессы были протестированы в новой среде, что позволило компании выйти на новый уровень эффективности.

Сложности проекта

В процессе реализации проекта для компании «Добрые Традиции» мы столкнулись с рядом значительных сложностей, которые потребовали как оперативных, так и стратегических решений. Одной из первых проблем была организация согласований между отделами. Основные процессы, происходившие вручную, сопровождались бумажным документооборотом и физическим перемещением документов. Это приводило к хаосу, увеличивало риск ошибок и приводило к задержкам. Чтобы справиться с этим, мы детально изучили все бизнес-процессы, создали полные схемы и внедрили их последовательное согласование через цифровую систему.

Ещё одним вызовом стала непрозрачность процессов для собственника компании. До внедрения новой системы он был вынужден лично присутствовать на производстве, чтобы контролировать выполнение задач и участвовать в согласовании процессов. Это ограничивало возможности заниматься стратегическим развитием бизнеса. Оцифровка всех процессов и внедрение автоматизации через коробочную версию Битрикс24 позволили создать систему, которая обеспечила видимость и контроль дистанционно.

При этом сотрудники компании были не готовы к работе с новой системой. Миграция с ручного труда на цифровые инструменты вызвала сопротивление. Для преодоления этого препятствия мы организовали дополнительные тренинги, демонстрировали преимущества работы через Битрикс24 и решали вопросы, возникающие у сотрудников.

Настройка серверной инфраструктуры также оказалась трудоёмким этапом. Перенос Битрикс24 с облачной версии на сервер компании сопровождался сложностями в обеспечении надёжной защиты данных, подключении почтовых серверов и развертывании тестовой среды. Этот процесс потребовал высокой концентрации технической экспертизы.

Последним ключевым аспектом стала оцифровка сложных бизнес-процессов, которая потребовала глубокого изучения работы компании. Каждый процесс, от согласования договоров до заявок на закупку, был описан, переведён в цифровой формат и автоматизирован.

Все эти трудности удалось преодолеть благодаря четкому планированию, тесной коммуникации с заказчиком и профессионализму команды. Мы тщательно детализировали задачи, организовали их поэтапное выполнение и использовали гибкий подход к корректировкам в процессе. Итогом стала эффективная система автоматизации, которая позволила заказчику контролировать процессы в реальном времени, а сотрудникам сосредотачиваться на решении ключевых задач.

Результат проекта

Компания получила безопасную и полностью настроенную коробочную версию Битрикс24 с оптимизированными бизнес-процессами и полной автоматизацией задач. Это решение обеспечило прозрачность процессов для руководства, снизило необходимость постоянного присутствия собственника на производстве и позволило компании сосредоточиться на масштабировании и развитии. Благодаря проделанной работе по внедрению Битрикс24 в «Добрые Традиции» удалось добиться значительных улучшений в управлении бизнес-процессами, эффективности взаимодействия между отделами и прозрачности всех операций.

Основные достижения:

Оцифрованы и полностью автоматизированы ключевые бизнес-процессы компании, включая процессы согласований между всеми отделами и структурами.
Повышена скорость выполнения задач на 25%, благодаря внедрению прозрачной системы постановки и контроля задач в Битрикс24.
Уменьшено количество ошибок в процессе согласований на 40%, благодаря автоматизации и использованию подсказок на каждом этапе.
Организован надежный перенос системы на сервер, что обеспечило высокий уровень безопасности и доступности данных.
Сформирована единая экосистема взаимодействия, которая позволила сотрудникам работать в единой среде, исключая разрозненные инструменты.

«Добрые Традиции» смогли выйти на новый уровень организации работы, что позитивно отразилось на их внутренних процессах, увеличении производительности и снижении издержек. Этот проект подтвердил, что слаженная работа команды и правильное внедрение CRM могут кардинально изменить подход к управлению даже в крупной компании.

Обращайтесь к нам за внедрением CRM – наши эксперты помогут оптимизировать бизнес и вывести его на новый уровень!

CRM-форма появится здесь