Внедрение Битрикс24 в компанию "Добрые Традиции"
Клиент: Добрые Традиции.
Сфера: Пищевая промышленность.
Регион: Россия, Новосибирск.
CRM: Битрикс24 (облако и коробка).
Сдано: Август 2020.
Вводные данные
Компания “Добрые Традиции” специализируется на производстве и реализации высококачественной молочной продукции, включая творожные и сметанные продукты, йогурты, масло, маргарин, сырные продукты, спреды и ультрапастеризованное молоко.
Компания предлагает партнерам удобные условия и выгодные цены. Преимущества продукции включают возможность упаковки под требования заказчика, быструю доставку по всей России и Казахстану, высокое качество продуктов, клиентоориентированность и гибкую ценовую политику. Работают с проверенными транспортными компаниями, обеспечивая качественную доставку и сохранение полезных свойств продукта.
Клиент обратился в агентство Market Pull с задачей выстроить и оцифровать внутренние бизнес-процессы компании. Ранее большинство операций, таких как согласование документов, выполнение задач, а также передача информации между отделами, происходили вручную, что значительно замедляло работу и создавало риски потери данных.
Основные задачи:
Как планировали решать
Для решения задач клиента было выбрано внедрение Битрикс24, начав с облачной версии, а затем перейдя на коробочную. Облачное решение позволило быстро запустить систему, организовать управление задачами и коммуникацией сотрудников, централизовать данные и тестировать новые процессы в реальных условиях. С ростом компании и усложнением бизнес-процессов была выбрана коробочная версия, которая обеспечила расширенные возможности кастомизации, интеграции с внутренними системами и повышенную безопасность. Такой подход позволил компании выстроить прозрачные бизнес-процессы,
минимизировать хаос в работе отделов и устранить потери данных из-за общения сотрудников в личных чатах.
Нюансы проекта
Компания «Добрые Традиции» столкнулась с проблемами непрозрачности процессов для собственника. Ему приходилось постоянно находиться на производстве, чтобы лично контролировать выполнение задач и координировать работу подразделений. Все процессы согласовывались на бумаге, которую вручную передавали между отделами для подписей, что замедляло рабочий процесс и создавало риски утраты или задержки документов. Также работа через Google Таблицы осложняла доступ к актуальной информации, требовала значительных временных затрат и увеличивала нагрузку на сотрудников. Такой подход мешал компании развиваться и масштабировать бизнес.
Этапы решения задачи
1. Анализ текущей ситуации и формирование технического задания
На начальном этапе проводился подробный аудит текущих процессов компании. Все бизнес-процессы согласований были проанализированы, включая ручное согласование на бумажных носителях, а также использование Google Таблиц для управления задачами. Совместно с клиентом была составлена карта основных потребностей и проблем. На основе полученных данных сформировано техническое задание для внедрения Битрикс24.
2. Внедрение и настройка облачной версии Битрикс24
Для быстрого старта работы система Битрикс24 была развернута в облачной версии. Настроены базовые функции, такие как управление задачами, планирование встреч, распределение ролей сотрудников и контроль за выполнением задач. Проведено обучение сотрудников основам работы в CRM, что позволило адаптировать коллектив к новым инструментам.
3. Оцифровка бизнес-процессов и создание блок-схем
После освоения сотрудников в облачной версии началась детальная оцифровка всех бизнес-процессов компании. Разработаны и визуализированы блок-схемы процессов согласований между отделами с использованием встроенного конструктора бизнес-процессов. Особое внимание уделялось автоматизации рутинных задач, что позволило исключить человеческий фактор и сократить время на выполнение операций.
Проведено тестирование созданных бизнес-процессов в реальной работе компании. На данном этапе выявлялись узкие места, проводилась доработка логики согласований и устранение возможных ошибок. Оптимизированы этапы выполнения задач, настроен контроль за соблюдением сроков и точностью исполнения.
5. Перенос системы на сервер клиента
После успешного тестирования и отработки всех процессов в облаке был реализован перенос системы Битрикс24 в коробочную версию. Развернут сервер клиента, настроены операционная система, безопасность данных, корпоративная почта и лицензии. Для минимизации рисков предварительно развернута тестовая среда, где проводились проверки всех настроек и процессов.
6. Оцифровка бизнес-процессов в коробочной версии
На новом сервере началась адаптация и доработка ранее созданных бизнес-процессов с учетом возможностей коробочной версии. Были учтены новые потребности компании, что позволило дополнить функционал и улучшить взаимодействие между отделами. Все процессы перенесены и протестированы в новой среде.
Результат
Компания получила безопасную и полностью настроенную коробочную версию Битрикс24 с оптимизированными бизнес-процессами и полной автоматизацией задач. Это решение обеспечило прозрачность процессов для руководства, снизило необходимость постоянного присутствия собственника на производстве и позволило компании сосредоточиться на масштабировании и развитии.
Сложности проекта
В процессе реализации проекта для компании «Добрые Традиции» мы столкнулись с рядом значительных сложностей, которые требовали как оперативных, так и стратегических решений:
1. Сложность организации согласований между отделами. Компания столкнулась с ситуацией, когда основные процессы согласований осуществлялись вручную, требовали бумажного документооборота и физического перемещения документов между отделами. Это создавало хаос, увеличивало риск ошибок и задержек. Нам пришлось детально изучить все бизнес-процессы, построить полные схемы и наладить их последовательное согласование через цифровую систему.
2. Непрозрачность процессов для собственника
До внедрения новой системы собственник компании был вынужден лично присутствовать на производстве для контроля за выполнением задач и согласованием процессов, что мешало ему заниматься стратегическим развитием бизнеса. Оцифровка всех процессов и внедрение автоматизации через коробочную версию Битрикс24 позволили создать систему, где видимость и контроль осуществляются дистанционно.
3. Неподготовленность сотрудников к работе с новой системой
Миграция с ручного труда на цифровые инструменты сопровождалась сопротивлением со стороны сотрудников. Нам пришлось провести дополнительные тренинги, демонстрируя преимущества работы через Битрикс24 и решая возникающие вопросы.
4. Настройка серверной инфраструктуры
Перенос Битрикс24 с облачной версии на сервер компании потребовал значительных технических усилий. На этапе настройки серверов возникли сложности с обеспечением надежной безопасности данных, подключением почтовых серверов и разворачиванием тестовой среды. Это был сложный процесс, требующий высокой концентрации технической экспертизы.
5. Оцифровка сложных бизнес-процессов
Оцифровка потребовала глубокого погружения в работу компании. Каждый процесс (например, согласование договоров или заявок на закупку) был описан и приведен к цифровому формату с последующей настройкой автоматизации.
Как мы справились
Все эти сложности были преодолены благодаря четкому планированию, тесной коммуникации с заказчиком и высокому профессионализму команды. Мы детализировали задачи, настроили этапность их выполнения и использовали гибкий подход к корректировкам в процессе. Результатом стала эффективная система автоматизации, позволяющая заказчику контролировать процессы в реальном времени, а сотрудникам сосредотачиваться на решении ключевых задач.
Результат проекта
Благодаря проделанной работе по внедрению Битрикс24 в «Добрые Традиции» удалось добиться значительных улучшений в управлении бизнес-процессами, эффективности взаимодействия между отделами и прозрачности всех операций.
Основные достижения:
Сфера: Пищевая промышленность.
Регион: Россия, Новосибирск.
CRM: Битрикс24 (облако и коробка).
Сдано: Август 2020.
Вводные данные
Компания “Добрые Традиции” специализируется на производстве и реализации высококачественной молочной продукции, включая творожные и сметанные продукты, йогурты, масло, маргарин, сырные продукты, спреды и ультрапастеризованное молоко.
Компания предлагает партнерам удобные условия и выгодные цены. Преимущества продукции включают возможность упаковки под требования заказчика, быструю доставку по всей России и Казахстану, высокое качество продуктов, клиентоориентированность и гибкую ценовую политику. Работают с проверенными транспортными компаниями, обеспечивая качественную доставку и сохранение полезных свойств продукта.
Клиент обратился в агентство Market Pull с задачей выстроить и оцифровать внутренние бизнес-процессы компании. Ранее большинство операций, таких как согласование документов, выполнение задач, а также передача информации между отделами, происходили вручную, что значительно замедляло работу и создавало риски потери данных.
Основные задачи:
- Оцифровка и систематизация бизнес-процессов.
- Компания столкнулась с трудностями в управлении типовыми процессами, такими как согласование документов, контроль поручений и задачи между подразделениями. Это приводило к потере информации и нарушению сроков выполнения работ.
- Консолидация данных и упрощение коммуникации.
- Сотрудники использовали личные мессенджеры для рабочих задач, что создавало риски потери переписки и файлов, нарушая информационную целостность. Внедрение централизованной системы позволило устранить эти проблемы.
- Прозрачность управления и контроля.
- Руководству компании не хватало инструментов для оперативного анализа текущего состояния бизнеса. Значительное время уходило на контроль сотрудников, отслеживание статусов задач и распределение рабочих процессов.
- Автоматизация задач и мониторинг.
- Введение механизма постановки, распределения и отслеживания задач позволило исключить ошибки в коммуникации между отделами и значительно повысить продуктивность компании.
Как планировали решать
Для решения задач клиента было выбрано внедрение Битрикс24, начав с облачной версии, а затем перейдя на коробочную. Облачное решение позволило быстро запустить систему, организовать управление задачами и коммуникацией сотрудников, централизовать данные и тестировать новые процессы в реальных условиях. С ростом компании и усложнением бизнес-процессов была выбрана коробочная версия, которая обеспечила расширенные возможности кастомизации, интеграции с внутренними системами и повышенную безопасность. Такой подход позволил компании выстроить прозрачные бизнес-процессы,
минимизировать хаос в работе отделов и устранить потери данных из-за общения сотрудников в личных чатах.
Нюансы проекта
Компания «Добрые Традиции» столкнулась с проблемами непрозрачности процессов для собственника. Ему приходилось постоянно находиться на производстве, чтобы лично контролировать выполнение задач и координировать работу подразделений. Все процессы согласовывались на бумаге, которую вручную передавали между отделами для подписей, что замедляло рабочий процесс и создавало риски утраты или задержки документов. Также работа через Google Таблицы осложняла доступ к актуальной информации, требовала значительных временных затрат и увеличивала нагрузку на сотрудников. Такой подход мешал компании развиваться и масштабировать бизнес.
Этапы решения задачи
1. Анализ текущей ситуации и формирование технического задания
На начальном этапе проводился подробный аудит текущих процессов компании. Все бизнес-процессы согласований были проанализированы, включая ручное согласование на бумажных носителях, а также использование Google Таблиц для управления задачами. Совместно с клиентом была составлена карта основных потребностей и проблем. На основе полученных данных сформировано техническое задание для внедрения Битрикс24.
2. Внедрение и настройка облачной версии Битрикс24
Для быстрого старта работы система Битрикс24 была развернута в облачной версии. Настроены базовые функции, такие как управление задачами, планирование встреч, распределение ролей сотрудников и контроль за выполнением задач. Проведено обучение сотрудников основам работы в CRM, что позволило адаптировать коллектив к новым инструментам.
3. Оцифровка бизнес-процессов и создание блок-схем
После освоения сотрудников в облачной версии началась детальная оцифровка всех бизнес-процессов компании. Разработаны и визуализированы блок-схемы процессов согласований между отделами с использованием встроенного конструктора бизнес-процессов. Особое внимание уделялось автоматизации рутинных задач, что позволило исключить человеческий фактор и сократить время на выполнение операций.
Проведено тестирование созданных бизнес-процессов в реальной работе компании. На данном этапе выявлялись узкие места, проводилась доработка логики согласований и устранение возможных ошибок. Оптимизированы этапы выполнения задач, настроен контроль за соблюдением сроков и точностью исполнения.
5. Перенос системы на сервер клиента
После успешного тестирования и отработки всех процессов в облаке был реализован перенос системы Битрикс24 в коробочную версию. Развернут сервер клиента, настроены операционная система, безопасность данных, корпоративная почта и лицензии. Для минимизации рисков предварительно развернута тестовая среда, где проводились проверки всех настроек и процессов.
6. Оцифровка бизнес-процессов в коробочной версии
На новом сервере началась адаптация и доработка ранее созданных бизнес-процессов с учетом возможностей коробочной версии. Были учтены новые потребности компании, что позволило дополнить функционал и улучшить взаимодействие между отделами. Все процессы перенесены и протестированы в новой среде.
Результат
Компания получила безопасную и полностью настроенную коробочную версию Битрикс24 с оптимизированными бизнес-процессами и полной автоматизацией задач. Это решение обеспечило прозрачность процессов для руководства, снизило необходимость постоянного присутствия собственника на производстве и позволило компании сосредоточиться на масштабировании и развитии.
Сложности проекта
В процессе реализации проекта для компании «Добрые Традиции» мы столкнулись с рядом значительных сложностей, которые требовали как оперативных, так и стратегических решений:
1. Сложность организации согласований между отделами. Компания столкнулась с ситуацией, когда основные процессы согласований осуществлялись вручную, требовали бумажного документооборота и физического перемещения документов между отделами. Это создавало хаос, увеличивало риск ошибок и задержек. Нам пришлось детально изучить все бизнес-процессы, построить полные схемы и наладить их последовательное согласование через цифровую систему.
2. Непрозрачность процессов для собственника
До внедрения новой системы собственник компании был вынужден лично присутствовать на производстве для контроля за выполнением задач и согласованием процессов, что мешало ему заниматься стратегическим развитием бизнеса. Оцифровка всех процессов и внедрение автоматизации через коробочную версию Битрикс24 позволили создать систему, где видимость и контроль осуществляются дистанционно.
3. Неподготовленность сотрудников к работе с новой системой
Миграция с ручного труда на цифровые инструменты сопровождалась сопротивлением со стороны сотрудников. Нам пришлось провести дополнительные тренинги, демонстрируя преимущества работы через Битрикс24 и решая возникающие вопросы.
4. Настройка серверной инфраструктуры
Перенос Битрикс24 с облачной версии на сервер компании потребовал значительных технических усилий. На этапе настройки серверов возникли сложности с обеспечением надежной безопасности данных, подключением почтовых серверов и разворачиванием тестовой среды. Это был сложный процесс, требующий высокой концентрации технической экспертизы.
5. Оцифровка сложных бизнес-процессов
Оцифровка потребовала глубокого погружения в работу компании. Каждый процесс (например, согласование договоров или заявок на закупку) был описан и приведен к цифровому формату с последующей настройкой автоматизации.
Как мы справились
Все эти сложности были преодолены благодаря четкому планированию, тесной коммуникации с заказчиком и высокому профессионализму команды. Мы детализировали задачи, настроили этапность их выполнения и использовали гибкий подход к корректировкам в процессе. Результатом стала эффективная система автоматизации, позволяющая заказчику контролировать процессы в реальном времени, а сотрудникам сосредотачиваться на решении ключевых задач.
Результат проекта
Благодаря проделанной работе по внедрению Битрикс24 в «Добрые Традиции» удалось добиться значительных улучшений в управлении бизнес-процессами, эффективности взаимодействия между отделами и прозрачности всех операций.
Основные достижения:
- Оцифрованы и полностью автоматизированы ключевые бизнес-процессы компании, включая процессы согласований между всеми отделами и структурами.
- Повышена скорость выполнения задач на 25%, благодаря внедрению прозрачной системы постановки и контроля задач в Битрикс24.
- Уменьшено количество ошибок в процессе согласований на 40%, благодаря автоматизации и использованию подсказок на каждом этапе.
- Организован надежный перенос системы на сервер, что обеспечило высокий уровень безопасности и доступности данных.
- Сформирована единая экосистема взаимодействия, которая позволила сотрудникам работать в единой среде, исключая разрозненные инструменты.
— Бесплатные Сайты и CRM.